Effizientes Vertragsmanagement
für eine globale
Unternehmensstruktur

Herausforderungen

Vor der Einführung des Vertragsmanagements standen wir vor erheblichen Herausforderungen. In unseren rund 70 Gesellschaften lagen Verträge in unterschiedlichen Formaten und an verschiedenen Stellen vor. Die Gesellschaften agieren weltweit. Ein zentraler Zugriff auf übergreifende Verträge war nicht möglich, und Fristen, Kündigungen sowie Vertragslaufzeiten waren nicht transparent. Dies führte zu ineffizienten und kostenintensiven Prozessen, da Verträge oft zeitaufwendig gesucht, manuell verwaltet und Fristen ohne automatisierte Überwachung verfolgt werden mussten.

Ziele

Unser Ziel war die Implementierung eines elektronischen Vertragsmanagements mit Doxis, das unsere verschiedenen Gesellschaften, übergreifende Abteilungen sowie regionale Verantwortliche einbindet. Wichtige Bestandteile der Lösung waren die Einführung mehrerer Workflows für Vertragsprozesse, ein systematisches Fristenmanagement sowie Aufbewahrungs- und Filterregeln zur Abbildung unserer komplexen Konzernstruktur. Zudem wurde eine AdobeSign-Schnittstelle sowie eine Anbindung an unser Active Directory umgesetzt.

HK Consulting übernahm neben der Einrichtung des Systems auf unseren Test- und Produktivumgebungen auch die Betreuung des 1st- und 2nd-Level-Supports für das gesamte Doxis-System und das Vertragswesen. Darüber hinaus wurde das Monitoring über ZABBIX zur Überwachung der gesamten ECM-Prozesse implementiert.

Gründe für HK

Unsere Zusammenarbeit besteht bereits seit der Unternehmensgründung von HK im Jahr 2000. Die Zusammenarbeit ist geprägt von Vertrauen, Kompetenz und einer engen Abstimmung. HK hat als Partner direkten Zugang zu unseren Ticket- und Projektsystemen, wodurch ein effizienter und kontinuierlicher Austausch mit unseren Fachabteilungen gewährleistet ist.

HK Consulting überzeugt uns durch hohe Fachkompetenz und Verlässlichkeit. Neben der Betreuung des Vertragsmanagements begleitet HK seit 2012 intensiv unseren weltweiten Rechnungseingangsprozess. Über die Jahre wurden stets die neuesten Technologien implementiert, sodass wir von einer kontinuierlichen Optimierung und Weiterentwicklung profitieren konnten. Heute betreut HK unser gesamtes Doxis-System und stellt sicher, dass unsere digitalen Geschäftsprozesse effizient und zukunftssicher laufen.