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Digitale Transformation des Vertragsmanagements
bei EURONICS mit Doxis

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Entwickeln von neuen Lösungen und gemeinsames Arbeiten auf Augenhöhe

"Wir sind sehr glücklich mit unserer Vertragsaktenlösung und haben nun ein System im Einsatz, welches den Alltag in allen Bereichen sehr erleichtert. Alle Händler und Mitarbeitende haben jederzeit und überall Zugriff auf alle digitalen Unterlagen. Danke an HK und an Herrn Siewert von der SER Group, dass wir viele Vorgaben und Ideen gemeinsam umsetzen konnten."

Heike Grandy, Leitung Zahlungs- und Regulierungsmanagement bei EURONICS Deutschland eG

Thema EURONICS Deutschland eG - Verbundgruppe mit 1.000 Mitgliedern an über 1.200 Standorten
Branche Elektro Groß- und Einzelhandel
Mitarbeiter 360 Mitarbeiter
Unternehmenssitz Ditzingen bei Stuttgart, Deutschland
Integration DocuSign, IRIS AG, eurodata
Projektraum Deutschlandweit

Herausforderungen

Vor der Einführung des Doxis Vertragsmanagements waren Verträge in Ordnern abgelegt. Es konnte nur darauf zugegriffen werden, wenn der Mitarbeitende in der Zentrale war. Der Versand, die Ablage und die Aufbewahrung der Verträge hat sehr viele Ressourcen beansprucht. Außerdem war das Wiederfinden von Verträgen sehr zeitaufwändig.

Zudem ist das Risiko (bspw. von Elementarschäden) zu hoch, dass Verträge nicht mehr auffindbar oder für immer unbrauchbar sind. Hinzu kamen auch weitere Themen wie Kündigungen und Umfirmierungen hinzu. Für diese Vorgänge gab es keinen einheitlichen Prozess. Die Herausforderung war, den vielen Anforderungen gerecht zu werden.

Ziele

Das Ziel war, dass der Zugriff auf Verträge von überall möglich sein soll. Es sollte eine revisionssichere Aufbewahrung gewährleistet sein, welche auch über ein entsprechendes Berechtigungs- und Löschkonzept verfügt. Darüber hinaus wollten wir Kosten reduzieren und noch nachhaltiger werden.

Nachdem wir bereits seit über 20 Jahren unser Archiv über Doxis implementiert haben, wollten wir auch das Vertragsmanagement als zusätzliche Lösung integrieren. In dem Zuge wollten wir auch gleich den elektronischen Versand mit digitaler Signatur zur Verfügung stellen und haben uns für DocuSign entschieden. Damit kann auch unsere unternehmensinterne Unterschriftenregelung berücksichtigt werden. Mit HK, dem Platin-Partner der SER Group, haben wir Unterstützung bei der Umsetzung und Realisierung unserer Ideen und Vorgaben erhalten. Gemeinsam wurden die Punkte besprochen und analysiert. Nachträgliche Anpassungen wurden von den Kollegen bei HK sehr zeitnah umgesetzt.

Gründe für HK

Die Zusammenarbeit war super. Wir hatten regelmäßige Abstimmungstermine mit allen Projektbeteiligten (HK, SER und EURONICS). Insbesondere mit der Umsetzung unserer spezifischen Anforderungen und der Anbindung an DocuSugn haben die Kollegen von HK eine tolle Lösung geschaffen, mit der alle glücklich sind.

Wir würden jederzeit wieder mit HK als Partner zusammenarbeiten.

Digital. Persönlich. Stark

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