Digitale Transformation des Dokumentenmanagements
bei rubitec mit Doxis

Herausforderungen

Wir standen vor der Herausforderung, dass unsere Arbeitsweise stark papierbasiert war. Obwohl wir die Dokumente zusätzlich auf unserem File-Server speicherten, fehlte uns ein GoBD-konformes digitales Archiv. Daher waren wir gezwungen, Belege händisch abzuheften und sie über einen Zeitraum von zehn Jahren zu lagern. Mit jährlich etwa 500 Aufträgen produzierten wir pro Jahr vier bis fünf Regelmeter an Aktenordnern. Das mühsame Abheften von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Protokollen, Lieferscheinen, Ausgangsrechnungen sowie Zolldokumenten war nicht nur äußerst zeitaufwendig, sondern stellte auch eine erhebliche Belastung für unser Team dar.

Ziele

Mit der Einführung von Doxis verfolgten wir mehrere Ziele:

• Wir wollten die redundante Datenhaltung auflösen und sicherstellen, dass unsere digitale Archivierung rechtskonform erfolgt.
• Eine signifikante Zeitersparnis in der Dokumentenverwaltung war für uns von zentraler Bedeutung.
• Zudem war es uns wichtig, eine Schnittstelle zu unserer selbstgeschriebenen Software (IMS) zu integrieren, um unsere Abläufe weiter zu automatisieren.

Gründe für HK

Die Entscheidung für HK Consulting war für uns einfach, da die benutzerfreundliche Oberfläche und der persönliche Kontakt uns sofort überzeugt haben. Besonders wichtig war für uns die Schnittstellenoffenheit von Doxis, die die Anbindung an unser bestehendes System ermöglicht hat. Unsere hohen Erwartungen an den Service und die Unterstützung wurden durch die lösungsorientierte Arbeitsweise des HK-Teams mehr als erfüllt.