Setzen Sie auf die zertifizierte ECM-Lösung Doxis und erfüllen Sie nationale und internationale Gesetze, Vorschriften und Standards. Gesicherte Compliance und effektive Datenverwaltung garantiert.
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In vielen Unternehmen werden sensible Daten verarbeitet und gespeichert, wobei die Einhaltung verschiedenster Richtlinien, Verordnungen und Compliance-Vorgaben essenziell ist. Hier kommt Doxis ins Spiel: Die mehrfach zertifizierte Software unterstützt Ihr Unternehmen bei der Einhaltung nationaler und internationaler Gesetze, Richtlinien sowie Normen und Standards. Unabhängige Wirtschaftsprüfer bestätigen dies mit ihren Zertifizierungen. Mit Doxis können Sie gesetzliche Vorgaben und regulatorische Standards nachweisbar einhalten. Vertrauen Sie auf Doxis, um Ihre Compliance-Anforderungen sicher und effizient zu erfüllen.
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) vereinheitlicht die Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU. Unternehmen, die Daten erheben, verarbeiten, speichern und analysieren, müssen die EU-DSGVO einhalten. Doxis, das weltweit erste von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ebner Stolz EU-DSGVO-zertifizierte ECM-System, unterstützt Ihr Unternehmen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen. Mit Doxis können Sie personenbezogene Informationen EU-DSGVO-konform schützen, nachweisbar löschen, übertragen und zur Einsicht bereitstellen. Dadurch können Unternehmen das Recht auf „Vergessenwerden“ (Art. 17), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und den Schutz personenbezogener Informationen (Art. 32) umsetzen.
Doxis erfüllt die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD zur revisionssicheren elektronischen Archivierung. Dies umfasst die Dokumentation, Verarbeitung und Aufbewahrung handels- und steuerrechtlich relevanter Unterlagen. Systeme, die nach dem Prüfungsstandard 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW PS 880) erfolgreich geprüft wurden, wie Doxis, gewährleisten diese Sicherheitsstandards. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte hat bestätigt, dass Doxis den Grundsätzen der GoBD, HGB und AO entspricht und somit eine revisionssichere elektronische Archivierung ermöglicht. Dies macht Doxis zur zuverlässigen Lösung für Ihr Unternehmen.
Die GoBD regeln in Deutschland die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form und betreffen alle datenverarbeitenden Systeme. Mit Doxis erfüllen Sie die Anforderungen der GoBD – dies wurde von Deloitte im Rahmen der IDW PS 880 zertifiziert. Die Prüfung nach IDW PS 880 bestätigt, dass Doxis die GoBD-Grundsätze wie Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit einhält.
Doxis erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen nach §14 Abs. 1 UStG und bietet Ihnen damit eine rechtssichere Lösung. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ebner Stolz bestätigt, dass Doxis bei sachgerechter Anwendung und spezifischen organisatorischen Kontrollen ein- und ausgehende elektronische Rechnungen gesetzeskonform verarbeiten und archivieren kann. Dadurch entsprechen Sie den Anforderungen des §14 Abs. 1 UStG gemäß den Regelungen des StVereinfG 2011 und den ergänzenden Erläuterungen des BMF im Schreiben vom 2. Juli 2012. Mit Doxis haben Sie eine zuverlässige Lösung, die alle Vorschriften für die Handhabung und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen erfüllt und Ihr Unternehmen rechtlich absichert.
Mit Doxis erfüllen Sie zahlreiche nationale und internationale Gesetze und Vorschriften. Auf nationaler Ebene gehören dazu die EU-DSGVO (EU-weit), IDW PS 880 / GoBD, UStG, MaRisk / KWG, BAIT, AktG, WpHG und SRVwV (alle Deutschland), öBAO (Österreich), GeBÜV & OR, EIDI-V (Schweiz), DoD 5015.2, FDA 21 CFR Part 11, SOX (USA), NEN 2082 (Niederlande), NF Z 42-013 (Frankreich), EHA 962/2007 (Spanien), FSTEC sowie GOST (Russland). International geltende Gesetze und Standards umfassen die ISO 14641-1:2012 (Archivierung elektronischen Schriftgutes), ISO 14721:2012 (OAIS, Langzeitarchivierung), ISO 15489-1:2016 (Records Management in öffentlichen & privaten Organisationen, ISO 16175-2 (Records Management), MoReq2010 (Records Management) und Basel III (elektronische Archivierung/E-Mail-Archivierung).
„Durch die Einführung digitaler Lösungen wie dem Fahrzeugmanagement und effizienten Posteingangsprozessen hat HK Consulting unsere täglichen Abläufe grundlegend verbessert. Geschäftspartner-, Lieferanten- und Kundenakten sind nun digitalisiert und sofort abrufbar, was Zeit spart und die Effizienz steigert.“
Markus Jentszcok, Prokurist bei LST Leit- und Sicherungstechnik GmbH
"Die Einführung des Digitalen Büros durch HK Consulting war ein Gamechanger für uns. Es hat unsere Abläufe effizienter gemacht, die Dokumentensuche eliminiert und eine nachhaltige Arbeitsweise gefördert. Diese Transformation hat nicht nur Zeit und Raum gespart, sondern auch unser tägliches Arbeiten revolutioniert."
- Daniel Marks, Geschäftsführer bei Schlagheck GmbH
„Durch die Umstellung auf digitale Rechnungseingangsverarbeitung und verbessertes Dokumentenmanagement konnten wir unsere Abläufe erheblich verbessern. HK Consulting hat es ermöglicht, dass alle Dokumente sicher und zentral verfügbar sind, wodurch unsere Effizienz spürbar gestiegen ist.“
- Lukas Rölfer, Prokurist des Horbacher Hof
„Dank HK Consulting und Doxis haben wir eine neue Ebene der Effizienz erreicht. Die Einführung von elektronischen Akten und das Cloud-basierte Dokumentenmanagement vereinfachten unsere Prozesse enorm. Besonders beeindruckt hat uns die intuitive Bedienung und die schnelle Zugriffsmöglichkeit auf Dokumente, die unsere tägliche Arbeit erheblich erleichtert. Die professionelle Begleitung im Vertrieb und im Projekt durch HK war dabei der Schlüssel zum Erfolg.“
- Sven Jacobsen, Fachbereichsleitung bei Baltic Kids gGmbH
"Wir sind sehr glücklich mit unserer Vertragsaktenlösung und haben nun ein System im Einsatz, welches den Alltag in allen Bereichen sehr erleichtert. Alle Händler und Mitarbeitende haben jederzeit und überall Zugriff auf alle digitalen Unterlagen. Danke an HK und an Herrn Siewert von der SER Group, dass wir viele Vorgaben und Ideen gemeinsam umsetzen konnten."
- Heike Grandy, Leitung Zahlungs- und Regulierungsmanagement bei EURONICS Deutschland eG
Die hoch bewährte DOXIS-Software bildet das Herzstück unserer Arbeit. Durch die enge Partnerschaft mit der SER-Group, dem Hersteller von DOXIS, garantieren wir bei HK Consulting stets aktuelle, sichere und leistungsstarke Funktionen. DOXIS ermöglicht eine intuitive und effiziente Verwaltung Ihrer Lösung, wodurch wir die Qualität und Zuverlässigkeit unserer Dienstleistungen stetig optimieren können. Mit DOXIS an unserer Seite sind wir bestens gerüstet, um maßgeschneiderte und zukunftssichere Lösungen für unsere Kunden zu bieten.
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Erfahren Sie mehr über die effiziente und sichere Archivierung von Unternehmensdokumenten.
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Was heißt archiviert?
Archivierung bedeutet, Dokumente systematisch zu sammeln, zu ordnen und sicher aufzubewahren, sodass sie über einen festgelegten Zeitraum hinweg authentisch, verfügbar und auffindbar sind. Dies gewährleistet im Kontext der Zertifizierung die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Mit Doxis lassen sich solche Archivierungsprozesse effizient und gesetzeskonform umsetzen.
Was bedeutet revisionssicher archivieren?
Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Dies ist für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und für die Zertifizierung nach Normen wie ISO 9001 unerlässlich. Mit Doxis können solche Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.
Was ist ein Compliance Management System?
Ein Compliance Management System (CMS) ist ein Rahmenwerk, das dazu dient, die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien sicherzustellen. Im Rahmen einer Zertifizierung belegt es die Compliance-Bemühungen eines Unternehmens.
Was ist Dokumentenlenkung nach ISO 9001?
Dokumentenlenkung nach ISO 9001 umfasst die Prozesse, die sicherstellen, dass Dokumente und Aufzeichnungen adäquat erstellt, geprüft, freigegeben, verteilt und archiviert werden. Sie ist ein essenzieller Bestandteil des Qualitätsmanagements und der Zertifizierung.