Optimiertes digitales Dokumentenmanagement bei baltic kids GmbH
„Dank HK Consulting und Doxis haben wir eine neue Ebene der Effizienz erreicht. Die Einführung von elektronischen Akten und das Cloud-basierte Dokumentenmanagement vereinfachten unsere Prozesse enorm. Besonders beeindruckt hat uns die intuitive Bedienung und die schnelle Zugriffsmöglichkeit auf Dokumente, die unsere tägliche Arbeit erheblich erleichtert. Die professionelle Begleitung im Vertrieb und im Projekt durch HK war dabei der Schlüssel zum Erfolg.“
Sven Jacobsen, Fachbereichsleitung bei Baltic Kids gGmbH
| Thema | Soziale Dienstleistungen speziell im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe |
|---|---|
| Branche | Sozialwesen / Non-Profit-Organisation |
| Mitarbeiter | 20 Mitarbeiter |
| Unternehmenssitz | Blekendorf, Deutschland |
| Integration | / |
| Projektraum | Regional |
Herausforderungen
Bevor wir HK Consulting und deren Lösungen für Dokumenten-Management, elektronische Aktenführung und Cloud-Dienste entdeckten, standen wir vor erheblichen Herausforderungen. Unser papierloses Büro war zwar ein Schritt in die richtige Richtung, doch mangelte es an einer strukturierten Ablage und ansprechenden Benutzeroberfläche in der vorhandenen DMS-Lösung.
Unseren Mitarbeitern fehlten der Überblick und der schnelle Zugriff auf die Daten. Die fehlende Akzeptanz und Zugänglichkeit zu unseren Daten erschwerte die Arbeit unserer Pädagogen und behinderte eine effiziente Betreuung unserer Kinder. Ohne die richtigen Tools war es eine tägliche Herausforderung, die uns viel Zeit und Ressourcen kostete.
Ziele
Unser Ziel bei der Einführung von Doxis war klar: Effizienzsteigerung in unserer Dokumentenverwaltung, sichere und strukturierte Ablage sensibler Daten, sowie die Erleichterung der täglichen Arbeit unserer Pädagogen. Wir strebten nach einer Lösung, die nicht nur unsere Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch die Zugänglichkeit und Sicherheit unserer Daten gewährleistet - jederzeit und überall.
Ein reibungsloserer, intuitiver Zugriff auf Dokumente und eine deutliche Zeitersparnis bei der Suche waren essenziell, um unsere Ressourcen besser nutzen und unseren Fokus voll und ganz auf die Betreuung der uns anvertrauten Kinder und Jugendlichen richten zu können.
Gründe für HK
Die Entscheidung für HK Consulting fiel uns leicht. Ihre Expertise und ehrliche Beratung übertrafen deutlich die Angebote der Konkurrenz. Zudem war Doxis die erste Software, die uns einen klaren und ansprechenden Überblick über unsere Dokumente geboten hat. HK überzeugte uns mit einer ehrlichen, auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenen Beratung und einem transparenten Projektmanagement, das keine Fragen offenließ.
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