Effizienz durch Automatisierung
Digitale Transformation bei Carl Engelkemper GmbH & Co. KG

Herausforderungen

Vor der Einführung von Doxis standen wir vor der enormen Herausforderung, mit einem veralteten Archivsystem zu arbeiten, dessen Wartung und Support eingestellt werden sollte. Dies würde potentiell zu erheblichen ineffizienten Arbeitsabläufen und Sicherheitsrisiken führen. Daher suchten wir ein modernes, zukunftsfähiges Dokumentenmanagementsystem.

Ziele

Als führender Schmuckgroßhändler in Münster haben wir uns entschieden, unsere Dokumentenmanagementprozesse zu modernisieren und haben dabei auf die herausragende Expertise von HK Software vertraut.

Mit der Einführung von Doxis wollten wir ein hochmodernes, effizientes Dokumentenmanagementsystem für unsere Auftragsdokumente schaffen. Ein zentrales Ziel war die revisionssichere Archivierung. Heute werden täglich durchschnittlich 1.500 Betriebsdokumente automatisch archiviert, und alle Auftragsdokumente sind unter einer Auftragsnummer zusammengeführt und chronologisch angezeigt. Dank des speziell auf Industrie und Handel zugeschnittenen Lösungspakets, das eine integrierte Volltextsuche umfasst, können wir jederzeit blitzschnell auf die benötigten Dokumente zugreifen. Auch unser Vertriebsteam hat nun die Möglichkeit, bequem von unterwegs auf alle Dokumente zuzugreifen. Alle Dokumente werden automatisch zugeordnet – sei es durch Scannen oder über unser ERP-System – was die Effizienz erheblich steigert und uns einen enormen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Gründe für HK

Wir haben uns für HK entschieden, da das Unternehmen uns bereits seit über 25 Jahren in einer vertrauensvollen Zusammenarbeit begleitet. Das Unternehmen verfügt über ein beeindruckendes Maß an Fachwissen und Erfahrung und bietet uns eine persönliche Betreuung, die weit über das übliche Maß hinausgeht. Die Kombination aus unübertroffener Expertise und individueller Unterstützung war für uns entscheidend.