Digitale Transformation des Dokumentenmanagements
rubitec GmbH aus Bochum entwickelt Ionenimplantationslösungen für Forschung und Industrie. Mit Doxis und HK Consulting wurde das papierbasierte Arbeiten durch GoBD-konforme digitale Archivierung ersetzt.
Kernfunktionen
„Die Einführung von Doxis hat nicht nur die Effizienz unserer Prozesse gesteigert, sondern auch dafür gesorgt, dass wir unsere Dokumente nun digital und rechtskonform archivieren können. HK hat uns von Anfang an mit einer lösungsorientierten Herangehensweise unterstützt und dank des persönlichen Supports fühlen wir uns bestens betreut.“
Dr.-Ing. Jan N. Klug, Geschäftsführer bei rubitec GmbHBei rubitec war trotz digitaler Strukturen vieles noch papierbasiert – mit doppelter Datenhaltung und fehlendem GoBD-konformem Archiv. Doxis schaffte Ordnung: integriert in das eigene ERP-System und maßgeschneidert auf die Anforderungen eines kleinen, hochspezialisierten Teams.
Wir standen vor der Herausforderung, dass unsere Arbeitsweise stark papierbasiert war. Obwohl wir die Dokumente zusätzlich auf unserem File-Server speicherten, fehlte uns ein GoBD-konformes digitales Archiv. Daher waren wir gezwungen, Belege händisch abzuheften und sie über einen Zeitraum von zehn Jahren zu lagern. Mit jährlich etwa 500 Aufträgen produzierten wir pro Jahr vier bis fünf Regelmeter an Aktenordnern. Das mühsame Abheften von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Protokollen, Lieferscheinen, Ausgangsrechnungen sowie Zolldokumenten war nicht nur äußerst zeitaufwendig, sondern stellte auch eine erhebliche Belastung für unser Team dar.
Mit der Einführung von Doxis verfolgten wir mehrere Ziele:
Die Entscheidung für HK Consulting war für uns einfach, da die benutzerfreundliche Oberfläche und der persönliche Kontakt uns sofort überzeugt haben. Besonders wichtig war für uns die Schnittstellenoffenheit von Doxis, die die Anbindung an unser bestehendes System ermöglicht hat. Unsere hohen Erwartungen an den Service und die Unterstützung wurden durch die lösungsorientierte Arbeitsweise des HK-Teams mehr als erfüllt.
Gesellschafter | CEO
HK Consulting begleitet Unternehmen jeder Größe auf dem Weg zur digitalen Dokumentenverwaltung. Lucas Kettelake zeigt Ihnen, wie Doxis auch in Ihr individuelles Umfeld passt – schnell, pragmatisch und ohne unnötigen Aufwand.
