Digitale Transformation des Vertragsmanagements
EURONICS Deutschland eG ist eine der größten Verbundgruppen im Elektrohandel mit über 1.000 Mitgliedern an mehr als 1.200 Standorten. Mit Doxis und HK Consulting hat EURONICS sein Vertragsmanagement vollständig digitalisiert
Kernfunktionen
„Wir sind sehr glücklich mit unserer Vertragsaktenlösung und haben nun ein System im Einsatz, welches den Alltag in allen Bereichen sehr erleichtert. Alle Händler und Mitarbeitende haben jederzeit und überall Zugriff auf alle digitalen Unterlagen. Danke an HK und an Herrn Siewert von der SER Group, dass wir viele Vorgaben und Ideen gemeinsam umsetzen konnten.“
Heike Grandy, Leitung Zahlungs- und Regulierungsmanagement bei EURONICS Deutschland eGSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenEURONICS hat den Schritt von der klassischen Papierablage zu einem modernen, standortunabhängigen Vertragsmanagement erfolgreich gemeistert. Mit Doxis und HK Consulting als Partner wurden Verträge für über 1.000 Mitglieder sicher, schnell und revisionsfest zugänglich gemacht.
Vor der Einführung des Doxis Vertragsmanagements waren Verträge in Ordnern abgelegt. Es konnte nur darauf zugegriffen werden, wenn der Mitarbeitende in der Zentrale war. Der Versand, die Ablage und die Aufbewahrung der Verträge hat sehr viele Ressourcen beansprucht. Außerdem war das Wiederfinden von Verträgen sehr zeitaufwändig.
Zudem ist das Risiko (bspw. von Elementarschäden) zu hoch, dass Verträge nicht mehr auffindbar oder für immer unbrauchbar sind. Hinzu kamen auch weitere Themen wie Kündigungen und Umfirmierungen hinzu. Für diese Vorgänge gab es keinen einheitlichen Prozess. Die Herausforderung war, den vielen Anforderungen gerecht zu werden.
Das Ziel war, dass der Zugriff auf Verträge von überall möglich sein soll. Es sollte eine revisionssichere Aufbewahrung gewährleistet sein, welche auch über ein entsprechendes Berechtigungs- und Löschkonzept verfügt. Darüber hinaus wollten wir Kosten reduzieren und noch nachhaltiger werden.
Nachdem wir bereits seit über 20 Jahren unser Archiv über Doxis implementiert haben, wollten wir auch das Vertragsmanagement als zusätzliche Lösung integrieren. In dem Zuge wollten wir auch gleich den elektronischen Versand mit digitaler Signatur zur Verfügung stellen und haben uns für DocuSign entschieden. Damit kann auch unsere unternehmensinterne Unterschriftenregelung berücksichtigt werden. Mit HK, dem Platin-Partner der SER Group, haben wir Unterstützung bei der Umsetzung und Realisierung unserer Ideen und Vorgaben erhalten. Gemeinsam wurden die Punkte besprochen und analysiert. Nachträgliche Anpassungen wurden von den Kollegen bei HK sehr zeitnah umgesetzt.
Die Zusammenarbeit war super. Wir hatten regelmäßige Abstimmungstermine mit allen Projektbeteiligten (HK, SER und EURONICS). Insbesondere mit der Umsetzung unserer spezifischen Anforderungen und der Anbindung an DocuSugn haben die Kollegen von HK eine tolle Lösung geschaffen, mit der alle glücklich sind.
Wir würden jederzeit wieder mit HK als Partner zusammenarbeiten.
Gesellschafter | CEO
Lucas Kettelake und sein Team zeigen Ihnen, wie auch Ihr Unternehmen von einem zentralen, digitalen Vertragsmanagement profitieren kann – zuverlässig, sicher und genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten.
