Vertragsmanagement

Verträge zentral steuern und Fristen zuverlässig im Griff behalten

Verträge werden zentral erfasst, automatisch ausgewertet und direkt mit Verantwortlichkeiten, Fristen und Prozessen verknüpft.

So entsteht eine einheitliche Übersicht über alle laufenden Verpflichtungen im Unternehmen.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Mitarbeiter von HK Consulting bei der Arbeit am Laptop, Experten für Enterprise Content Management und Dokumenten-Digitalisierung.

Das digitale Vertragsmanegemt von HK und Doxis bietet Ihnen:

Alle Verträge zentral
im Überblick

Fristen werden
automatisch überwacht

Kündigungen
rechtzeitig im Blick

Klare Zuständigkeiten
für jeden Vertrag

Risiken frühzeitig
erkennen

Keine unnötigen
Vertragsverlängerungen

Verträge sofort
auffindbar

Weniger manueller
Verwaltungsaufwand

Wissen Sie jederzeit, wo ein Vertrag gerade liegt?

In vielen mittelständischen Unternehmen fehlt der Überblick über laufende Verträge, Fristen und Verpflichtungen – mit direkten Auswirkungen auf Kosten und Risiko.

Kündigungsfristen werden verpasst

Verträge verlängern sich automatisch – oft mit unnötigen Kosten.

Verträge sind verteilt abgelegt

E-Mail, Fileserver und Papier verhindern einen zentralen Überblick.

Niemand ist wirklich verantwortlich

Zuständigkeiten sind unklar oder nicht sauber geregelt.

Verpflichtungen sind nicht transparent

Wichtige Inhalte und Risiken bleiben unentdeckt.

Was ein digitales Vertragsmanagement konkret verbessert

Digitales Vertragsmanagement schafft Klarheit über alle laufenden Verpflichtungen und macht Risiken sichtbar.

Fristen werden zuverlässig eingehalten, Kosten durch automatische Verlängerungen vermieden und Entscheidungen besser vorbereitet.

So entsteht echte Kontrolle im Vertragsmanagement – statt reaktiver Verwaltung im Alltag.

Jetzt Demotermin anfragen

50-60%

Schnellere Reaktionszeiten

Fristen und Verantwortlichkeiten sind klar – Entscheidungen werden deutlich schneller getroffen.

40-60%

Reduzierter Verwaltungsaufwand

Verträge müssen nicht mehr manuell gesucht, geprüft und nachverfolgt werden.

80-95%

Weniger verpasste Fristen

Kündigungen und Termine werden automatisch überwacht und rechtzeitig angestoßen.

100%

Volle Transparenz

Sie sehen jederzeit, welche Verträge laufen, welche Fristen gelten und wer verantwortlich ist.

So funktioniert modernes Vertragsmanagement

Ein digitales Vertragsmanagement mit Doxis erfasst alle Verträge zentral und schafft eine einheitliche, transparente Datenbasis im Unternehmen. Verträge werden nicht nur abgelegt, sondern automatisch ausgewertet, Fristen überwacht und direkt in steuerbare Prozesse überführt.

Vertrag erstellen oder erfassen

Verträge werden digital erstellt oder zentral erfasst – unabhängig vom Eingangskanal.

Inhalte strukturieren

Relevante Informationen wie Laufzeiten, Fristen und Verpflichtungen werden automatisch erkannt.

Zentrale Vertragsakte aufbauen

Alle Verträge werden im richtigen Kontext abgelegt und jederzeit auffindbar gemacht.

Fristen überwachen

Wichtige Termine und Kündigungsfristen werden automatisch überwacht und erinnert.

Prozesse steuern

Freigaben, Prüfungen und Änderungen erfolgen strukturiert und nachvollziehbar.

HK Consulting: Dashboard zur Dokumenten-Digitalisierung, Vertragsmanagement und Fristenüberwachung für effizientere Prozesse.

Automatisierungen im Vertragsmanagement

Verträge werden nicht nur digital abgelegt, sondern aktiv in Prozesse integriert und automatisiert gesteuert.

Zentrale Vertragserfassung

Alle Verträge werden in einer Plattform gebündelt – unabhängig von Quelle oder Format.

Intelligente Dokumentenerkennung

Vertragsinhalte wie Laufzeiten und Fristen werden automatisch erkannt und strukturiert.

Automatischer Fristenstart

Fristen werden beim Erfassen automatisch angelegt und überwacht.

Klare
Zuständigkeiten

Verantwortliche werden automatisch zugewiesen und informiert.

Nachvollziehbarkeit & Sicherheit

Alle Änderungen und Prozesse sind transparent dokumentiert.

KI bringt Struktur in Ihre Vertragsprozesse

Verträge sind nicht nur Dokumente – sie sind Teil vieler operativer Prozesse im Unternehmen. Genau dort entstehen Fehler, Verzögerungen und unnötige Kosten. Digitales Vertragsmanagement sorgt dafür, dass Verträge genau dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden – und automatisch die richtigen Abläufe anstoßen.

Verträge strukturiert erstellen
Vorlagen sorgen dafür, dass Inhalte standardisiert, vollständig und fehlerfrei aufgebaut sind.
Vertragsdaten für Entscheidungen nutzen
Sie sehen, welche Verpflichtungen bestehen und welche Auswirkungen sie auf Ihr Geschäft haben.
Kosten und Risiken auswerten
Verträge werden nicht nur verwaltet, sondern liefern Daten für Analysen und Reports.
Verträge in Geschäftsprozesse integrieren
Ob Vertrieb, Einkauf oder HR – Verträge sind direkt im jeweiligen Kontext verfügbar.

Technologie allein reicht nicht –
entscheidend ist die Umsetzung

Doxis liefert die technologische Grundlage für modernes Dokumentenmanagement – leistungsstark, skalierbar und tief in bestehende Systemlandschaften integrierbar.

HK sorgt dafür, dass diese Technologie im Mittelstand auch wirklich funktioniert. Mit einem klaren Verständnis für Prozesse, Strukturen und Anforderungen werden Lösungen nicht nur implementiert, sondern passgenau in den Arbeitsalltag integriert.

So entsteht keine Standardlösung, sondern ein System, das Ihre Abläufe vereinfacht, Ihre Mitarbeiter entlastet und langfristig Mehrwert schafft.

Die Plattform (Doxis)

Zentrale Steuerung aller Dokumente und Informationen
KI-gestützte Klassifizierung und Verarbeitung
Hohe Skalierbarkeit für mittelständische Anforderungen
Nahtlose Integration in bestehende Systeme
Revisionssichere und zertifizierte Archivierung

Der Umsetzungspartner HK

25+ Jahre Erfahrung im Mittelstand
45+ Experten für Prozesse und Digitalisierung
Fester Ansprechpartner und langfristige Betreuung
Schulungen und Wissenstransfer direkt in ihr Team
Analyse und Strukturierung Ihrer Abläufe

Funktioniert mit Ihren bestehenden Systemen

Vom Vertragschaos
zur kontrollierten Steuerung

Wie Unternehmen mit HK und Doxis ihr Vertragsmanagement zentralisieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und Folgeprozesse direkt beim Eingang starten.

"Wir sind sehr glücklich mit unserer Vertragsaktenlösung und haben nun ein System im Einsatz, welches den Alltag in allen Bereichen sehr erleichtert. Alle Händler und Mitarbeitende haben jederzeit und überall Zugriff auf alle digitalen Unterlagen."

Heike Grandy
Leitung Zahlungs- und Regulierungsmanagement, EURONICS Deutschland eG

"Die Einführung von Doxis hat nicht nur die Effizienz unserer Prozesse gesteigert, sondern auch dafür gesorgt, dass wir unsere Dokumente nun digital und rechtskonform archivieren können."

Dr.Ing. Jan N. Klug
Geschäftsführer, rubitec GmbH

Lucas Kettelake

Gesellschafter | CEO

Lassen Sie uns Ihr Vertragsmanagement gemeinsam strukturieren

In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie ein digitales Vertragsmanagement mit HK und Doxis in Ihrem Unternehmen funktionieren kann – und an welchen Stellen Sie heute schon Zeit, Transparenz und Prozessqualität gewinnen können.

Fragen

Häufige Fragen zum Vertragsmanagement

Durch digitales Vertragsmanagement werden Fristen automatisch erkannt und mit Erinnerungen sowie Workflows verknüpft.

Eine zentrale Vertragsakte bündelt alle Dokumente und verknüpft sie mit Kunden, Projekten oder Vorgängen.

Mehr Transparenz, weniger Risiko, klare Zuständigkeiten und deutlich weniger manueller Aufwand.

Verträge werden direkt mit bestehenden Systemen verbunden, sodass alle relevanten Informationen im richtigen Kontext verfügbar sind.

Automatische Fristenüberwachung und Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine wichtigen Termine übersehen werden.

Weitere Lösungen für Ihre
digitale Organisation

Zwei Personen bei HK Consulting besprechen Dokumenten-Digitalisierungslösungen im modernen Büro.

Rechnungsverarbeitung automatisieren
Reduzieren Sie manuellen Aufwand, beschleunigen Sie Freigaben und nutzen Sie Skontofristen konsequent. Mit automatisierten Workflows wird aus Ihrem Rechnungseingang ein effizienter, steuerbarer Prozess.

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HK Consulting-Team in Meetingraum, diskutiert digitale Dokumentenlösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

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Lassen Sie Dokumente automatisch erkennen, klassifizieren und in den richtigen Prozess überführen.

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Frau mit Headset am Computer bei HK Consulting, Experte für Dokumenten-Digitalisierung und Enterprise Content Management.

Dokumentenmanagement mit künstlicher Intelligenz
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