Posteingang
Posteingang digitalisieren und Prozesse ab dem ersten Eingang steuern
Mit einem digitalen Posteingang von HK und Doxis erfassen Sie E-Mails, Papierpost, E-Rechnungen und Uploads zentral in einer Lösung.
Dokumente werden automatisch zugeordnet, der richtige Prozess startet sofort und der Status bleibt jederzeit nachvollziehbar.
Der digitale Posteingang von HK und Doxis bietet Ihnen:
Wenn der Posteingang zum Engpass wird
Das Problem beginnt selten mit einem einzelnen Dokument. Kritisch wird es dann, wenn Informationen auf verschiedene Kanäle verteilt eingehen, Zuständigkeiten unklar sind und niemand verlässlich sagen kann, wo ein Vorgang gerade liegt. Genau dann bremst der Posteingang den gesamten Prozess.
Dokumente sind verteilt
E-Mails, Papierpost, E-Rechnungen und Uploads landen in unterschiedlichen Kanälen statt in einem zentralen Eingang.
Niemand kennt den aktuellen Status
Wenn nicht klar ist, wo ein Dokument gerade liegt, entstehen Rückfragen, Verzögerungen und unnötige Eskalationen.
Vertretungen funktionieren nicht
Wissen hängt an einzelnen Personen und persönliche Postfächer werden schnell zum Risiko im Tagesgeschäft.
Folgeprozesse starten zu spät
Rechnungen, Anfragen oder Verträge werden nicht direkt weiterverarbeitet, sondern bleiben zunächst liegen.
Was ein digitaler Posteingang mit Doxis konkret verbessert
Ein digitaler Posteingang schafft nicht nur Ordnung im Eingang, sondern Steuerbarkeit im gesamten Ablauf.
Dokumente werden schneller verteilt, Prozesse starten direkt beim Eingang und Bearbeitungsstände bleiben transparent.
Der größte Hebel liegt dabei vor allem in weniger manuellem Aufwand, schnelleren Reaktionszeiten und weniger Fehlern.
So funktioniert ein digitaler Posteingang
Ein digitaler Posteingang mit Doxis erfasst alle relevanten Eingangskanäle zentral und macht daraus einen nachvollziehbaren Geschäftsprozess. Dokumente werden nicht nur gesammelt, sondern verstanden, zugeordnet und direkt in die richtigen Abläufe überführt.
Was ein moderner Posteingang heute leisten muss
Ein digitaler Posteingang ist weit mehr als eine digitale Sammelstelle. Er ist der Einstieg in strukturierte Abläufe, weil Dokumente automatisch verstanden, richtig verteilt und direkt in Folgeprozesse überführt werden.
Zentrale Eingangserfassung
Alle relevanten Eingangskanäle laufen in einer Lösung zusammen – statt verteilt in Postfächern und Fachanwendungen.
Intelligente Dokumentenerkennung
Dokumente werden klassifiziert und inhaltlich erkannt, damit sie direkt richtig zugeordnet werden können.
Automatischer Prozessstart
Rechnungen, Verträge, Anfragen oder Reklamationen stoßen sofort die passenden Workflows an.
Klare
Zuständigkeiten
Dokumente gehen an die richtigen Personen oder Teams und bleiben auch im Vertretungsfall steuerbar.
Nachvollziehbarkeit & Sicherheit
Bearbeitungsstände, Übergaben und Abläufe bleiben transparent, dokumentiert und revisionssicher.
Technologie allein reicht nicht –
entscheidend ist die Umsetzung
Doxis liefert die technologische Grundlage für modernes Dokumentenmanagement – leistungsstark, skalierbar und tief in bestehende Systemlandschaften integrierbar.
HK sorgt dafür, dass diese Technologie im Mittelstand auch wirklich funktioniert. Mit einem klaren Verständnis für Prozesse, Strukturen und Anforderungen werden Lösungen nicht nur implementiert, sondern passgenau in den Arbeitsalltag integriert.
So entsteht keine Standardlösung, sondern ein System, das Ihre Abläufe vereinfacht, Ihre Mitarbeiter entlastet und langfristig Mehrwert schafft.
Die Plattform (Doxis)
Der Umsetzungspartner HK
Funktioniert mit Ihren bestehenden Systemen
Vom manuellen Dokumenteneingang zum automatisierten Prozess
"Wir sind sehr glücklich mit unserer Vertragsaktenlösung und haben nun ein System im Einsatz, welches den Alltag in allen Bereichen sehr erleichtert. Alle Händler und Mitarbeitende haben jederzeit und überall Zugriff auf alle digitalen Unterlagen."
Heike Grandy
Leitung Zahlungs- und Regulierungsmanagement, EURONICS Deutschland eG
"Die Einführung von Doxis hat nicht nur die Effizienz unserer Prozesse gesteigert, sondern auch dafür gesorgt, dass wir unsere Dokumente nun digital und rechtskonform archivieren können."
Dr.Ing. Jan N. Klug
Geschäftsführer, rubitec GmbH
Lucas Kettelake
Gesellschafter | CEO
Lassen Sie uns Ihren Posteingang gemeinsam neu aufsetzen
In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie ein digitaler Posteingang mit HK und Doxis in Ihrem Unternehmen funktionieren kann – und an welchen Stellen Sie heute schon Zeit, Transparenz und Prozessqualität gewinnen können.
Fragen
Häufige Fragen zum digitalen Posteingang
